Persondata i Ventilen

Ventilen Danmarks persondata- og slettepolitik.
Vedtaget 9. august 2018 af Ventilen Danmarks bestyrelse.
Reglerne gælder for alle dele af Ventilen Danmark samt de lokalforeninger, der er medlemmer af organisationen.

Persondatapolitik for Ventilen Danmark

For at kunne udføre vores arbejde med at gøre ungdommen mindre ensom, er vi i kontakt med mange mennesker, og får oplysninger ind om og fra mange af dem. De oplysninger er vi forpligtet til at beskytte: Vi har kun de oplysninger, du selv giver os. Og vi må kun bruge dem til det, vi har aftalt med dig, eller for at kunne levere den ”ydelse” du har bedt os om – og vi må kun gemme oplysningerne så længe det er relevant og rimeligt. Og vi skal selvfølgelig passe så godt på oplysningerne, som muligt. Dette gælder uanset om du deltager i et af vores tilbud, køber et foredrag eller en sweater, sender os en mail, er frivillig, medlem eller på anden måde i kontakt med os.

Vi inddeler oplysningerne i tre forskellige kategorier: Personoplysninger, personfølsomme oplysninger og billeder.

Personoplysninger kan være ting som navn, telefonnumre, mailadresse, postadresse, at du er frivillig i Ventilen og lignende. Denne slags data er oplysninger, som vi får, hvis vi skal sende dig noget fysisk eller elektronisk, eller på anden måde holde kontakten.

Personfølsomme oplysninger er oplysninger, der fortæller lidt mere om dig – og måske om mere sårbare emner, som f.eks. helbredsoplysninger, seksuel orientering, om du føler dig ensom og kommer i et af vores tilbud og lignende. Hvis vi får den slags viden om dig – eller andre – passer vi selvfølgelig endnu bedre på den. Og vores løfte om at du som ung i et af vores tilbud kan være anonym og at vores frivillige har tavshedspligt gælder selvfølgelig stadig.

Billeder og video: Der bliver jævnligt taget billeder til vores arrangementer, af de frivillige m.v. Eller vi optager forskellige videoer. De unge, der gør brug af vores lokale tilbud og deltager i nationale arrangementer (der ikke er offentlige) bliver altid spurgt, før de bliver fotograferet. Og vi indhenter altid skriftlig tilladelse, hvis billederne eller videomateriale skal bruges offentligt på f.eks. hjemmesiden eller i tryksager. De billeder, vi har fået lov at bruge offentligt, gemmer vi på ubestemt tid.

Her kan du læse hvad vi gør for at passe på dine oplysninger.

1. Hvornår indsamler og anvender Ventilen Danmark dine personoplysninger?

Vi er i kontakt med mange mennesker hver dag, og får i de fleste tilfælde også oplysninger om dem. Det gælder i følgende tilfælde:

  1. Når du som ung gør brug af Ventilen Danmarks tilbud rundt omkring i landet. Her er du dog ikke forpligtet til at opgive nogen personoplysninger jvf. tilbuddet om anonymitet.
  2. Når du er eller bliver medlem af Ventilen
  3. Hvis du er eller bliver frivillig i Ventilen Danmark
  4. Hvis du køber en vare via Ventilens webshop
  5. Hvis du donerer penge til Ventilen (dette kan dog også foregå anonymt)
  6. Hvis du giver os oplysningerne i forbindelse med at du deltager i et af vores arrangementer, foredrag eller lignende.
  7. Hvis du tilmelder dig vores nyhedsmail, eller deltager i en konkurrence vi afholder lokalt eller nationalt.
  8. Hvis du kontakter os pr. mail, brev eller telefon

Vi gør vores bedste for kun at bede om og gemme de oplysninger, der er nødvendige for os, for at kunne hjælpe dig bedst muligt med det, du ønsker vores hjælp til.

Vi skal f.eks. have din adresse for at kunne sende dig en bog, og både den dit navn og mail for at du kan være medlem. Men du behøver ikke at give os den, for at komme i et af vores tilbud.

Vi bruger kun oplysningerne til det, der er ”aftalt” – og samkører ikke vores personoplysninger, uden at det bliver oplyst.

Vi hverken kan eller vil f.eks. tjekke om de unge, der deltager gør brug af vores lokale tilbud også er medlemmer, medmindre de selv har givet konkret tilsagn til det. Men vi tjekker f.eks. om alle tilmeldte til et årsmøde er medlemmer og dermed har ret til at være der.

2. Hvornår videregiver Ventilen Danmark dine personoplysninger?

I nogle tilfælde bliver vi nødt til at lade andre få adgang til dine data, for at vi kan løse den opgave, vi har. Vi sørger dog altid for at have en databehandler-aftale med dem, der får adgang – en aftale der sikrer at de ikke tilgår eller bruger dine oplysninger, uden at det er nødvendigt. Og at de aldrig må videregive dem.

Vi har f.eks. vores medlemskartotek online hos det firma, der laver programmet – og vi har supportere på hjemmesiden, der har adgang til de oplysninger, du indsender ad den vej. Ligesom vores revisorer har adgang til alle vores bilag, når de reviderer vores regnskab hvert år.

Intern deling af oplysninger

Vi begrænser mængden af personer internt i Ventilen, der får adgang til dine oplysninger, mest muligt. Typisk er det de frivillige i en lokal Ventil, eller i et nationalt udvalg eller gruppe, der har adgang til de samme data – eller de ansatte på Ventilens sekretariat. Dog vil det i nogle tilfælde være nødvendigt at dele visse informationer mellem flere frivillige og/eller medarbejdere, eller mellem f.eks. lokalforeningen og landsforeningen. Hvis der er tale om personfølsomme oplysninger vil det, så vidt muligt, blive gjort i anonymiseret form og primært mundtligt.

Vi registrerer f.eks. løbende hvilke og hvor mange unge, der deltager i vores lokale tilbud, ligesom vi en gang om året spørger de unge til, hvad de får ud af at komme i Ventilen. Disse data sendes videre til landsorganisationen til brug for dokumentation og evaluering af vores arbejde, men det bliver gjort i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at finde ud af, hvem de pågældende unge er.

Hvis en frivillig f.eks. står i en svær situation personligt, eller med en medfrivillig eller en ung, kontakter de ofte vores landssekretariat for at få hjælp og sparring. I denne kontakt vil der typisk blive delt følsomme oplysninger om de involverede parter. Medmindre det er aftalt (eller korrespondancen er foregået pr. mail) skrives disse oplysninger dog ikke ned. Og de bliver aldrig delt med Ventil-eksterne personer.

3. Hvordan beskytter Ventilen Danmark dine personoplysninger?

Vi gør alt hvad vi kan for at sikre at de oplysninger, vi har om dig, ikke falder i forkerte hænder. Vi har forskellige procedurer og sikkerhedsforanstaltninger, som vi bruger. Og vi ser jævnligt på, om der er andet eller mere, vi kan gøre.

Vi kan desværre ikke garantere at der ikke er nogen der med held forsøger at skaffe sig adgang til oplysningerne ved f.eks. at bryde ind eller hacke os eller nogle af vores leverandører. Og derfor er det på eget ansvar, at du giver os dine oplysninger.

For at mindske skadevirkningen af det, hvis nogen uretmæssigt får adgang til dine data, sørger vi for ikke at have al info om én person samlet samme sted og ikke at samkøre vores registre.

4. Hvornår sletter Ventilen Danmark dine oplysninger?

Hos Ventilen Danmark gemmes dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne levere de services, tjenester og ydelser, som du har bedt om eller i så lang tid som det er påkrævet i lovgivningen.

Personoplysninger opbevarer vi som udgangspunkt i 5 år efter at transaktionen, samarbejdet eller kontakten er ophørt.

Personfølsomme data opbevarer vi som udgangspunkt i et år, efter korrespondancen eller kontakten er ophørt.

Billeder og videomateriale, som vi har fået tilladelse til at bruge offentligt, bliver som udgangspunkt ikke slettet. Øvrige billeder gemmes og bruges efter konkret aftale med dem, der er på.

5. Hvilke rettigheder har du?

Du har altid ret til at kontakte os, for at høre hvilke oplysninger vi har om dig. Dog har vi – som nævnt – valgt ikke at have et samlet register, så du skal selv spørge ind til de konkrete områder, hvor du mener at have givet os data. Det kan f.eks. være:

  • Om det er data hos landsorganisationen eller en lokal Ventil, du vil have viden om.
  • Oplysninger i forbindelse med medlemskab
  • Oplysninger i forbindelse med at være frivillig (kontaktinfo, uddannelse i Ventilen m.v.)
  • Mails du har sendt til sekretariatet, en medarbejder eller en lokal ventil
  • Billeder, du optræder på
  • Oplysninger om dig i forbindelse med at du har deltaget på et seminar, workshop ell.lign.

Hvis du vil vide, hvilke data vi har, så skriv til os på info@ventilen.dk. Vi svarer dig hurtigst muligt og senest indenfor 30 dage.

Du har også ret til at bede os om at slette de data, vi har om dig – og så gør vi selvfølgelig det. Undtaget er dog de oplysninger, der omhandler en økonomisk transaktion; køb, salg, medlemskab, donation ell.lign. Disse skal vi gemme i 5 år. Det samme gælder dine kontaktoplysninger, hvis du fortsat er frivillig eller medlem.

Hvis du er eller har været valgt til ledelsen for en lokal Ventil eller ventilen Danmark, eller er citeret i et godkendt årsmøde eller – bestyrelsesreferat, vil disse oplysninger dog aldrig blive slettet, og vil som udgangspunkt være offentligt tilgængelige.

6. Hvad sker der, når Ventilen Danmark ændrer denne persondatapolitik?

Ventilen Danmark opdaterer løbende denne persondatapolitik for at sikre, at vi giver så præcis information som muligt, samt for at sikre at den overholder gældende lovgivning. Hvis vi laver store ændringer, melder vi det ud på vores hjemmeside, sociale medier og i mails til dem det berører, hvis vi har mail-adresser på dem. Den gældende version af denne persondatapolitik kan altid findes på www.ventilen.dk eller ved at kontakte Ventil Danmark på info@ventilen.dk.

7. Ansvarlige, henvendelser og spørgsmål

Det er Ventilen Danmarks formand, der er øverste ansvarlige for at persondata- og slettepolitikken overholdes i landsorganisationen. Ansvaret for at sekretariatets ansatte følger reglerne ligger dog hos sekretariatslederen. I de enkelte lokalforeninger er det den siddende formand, der er ansvarlig. Du kan altid se på www.ventilen.dk hvem der er formand hhv. sekretariatsleder. Ventilen Danmark udarbejder og opdaterer løbende guides, der skal hjælpe både frivillige og ansatte til at overholde reglerne og passe bedst muligt på dine data.

Du skal være meget velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores persondatapolitik eller de personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig:

Ventilen Danmark
Ny Kongensgade 9,3. 1472 København K
info@ventilen.dk
70 208 308